Koronawirus a praca zdalna

W ostatnich dniach i tygodniach na całym świecie rozgorzała dyskusja na temat pracy zdalnej, niestety w dość przykrym kontekście: przymusowego home office, związanego z zapobieganiem rozprzestrzenianiu się koronawirusa. Temat w ubiegłym tygodniu dotarł również do Polski: wiele firm wydało oświadczenia, w których instruuje pracowników powracających z terenów, na których wykryto koronawirusa, o pracę zdalną. A takich pracowników jest mnóstwo, bo w okresie ferii zimowych wielu Polaków przebywało na nartach we Włoszech, które są aktualnie największym ogniskiem wirusa w Europie. W dniu dzisiejszym z kolei sprawa pracy trafiła do sejmu: parlamentarzyści z Komisji Zdrowia pracują nad szczególnymi rozwiązaniami (z punktu widzenia pracodawców) związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem koronawirusa, a więc pracy z domu właśnie, czy urlopami chorobowymi na dziecko w przypadku zamknięcia szkół. 

Przykra konieczność i brak przygotowania

To niefortunne, że temat pracy zdalnej trafił do dyskusji publicznej w tak przykrych okolicznościach zagrożenia pandemią. Choć w wielu polskich firmach praca zdalna czy home office funkcjonują od dawna i bez zarzutu, to inaczej się sprawa w przypadku pracodawców, u których o pracy zdalnej do tej pory w ogóle nie było mowy. Można podejrzewać, że w ich przypadku wprowadzenie pracy zdalnej, spowodowane koronawirusem, odbędzie się pod przymusem, a nie dobrowolnie, oraz na szybko, bez odpowiedniej ilości czasu poświęconej na przygotowania. Dlaczego to problem? Wprowadzanie pracy zdalnej to inicjatywa strategiczna, obarczona pewnym ryzykiem, która w przypadku braku planu i przygotowania wyciąga na światło dzienne wszystkie dysfunkcje organizacji. Dlatego odradza się zezwolenie na home office “od ręki”, z dnia na dzień; w myśl zasady “Lepiej zapobiegać niż leczyć”, warto zainwestować czas i energię w przemyślenie całej inicjatywy i zbudowanie choćby ramowego planu. 

Dla organizacji, które znalazły się (lub znajdą się w najbliższych tygodniach) w sytuacji, w której znienacka muszą wprowadzić pracę zdalną, pozwalam sobie zamieścić krótki przewodnik po obszarach, które powinna przemyśleć kadra zarządzająca wraz z działem kadrowym/HR, aby móc nimi następnie odpowiednio zarządzić. 

Ustal zasady 

Nigdy nie zakładajmy, że oczywistym jest, że pracownik pracując zdalnie powinien zacząć punktualnie o 9:00, że idąc na przerwę musi o tym napisać menedżerowi, albo że ma obowiązek odpowiadać na czacie w ciągu 3 minut. To nasza perspektywa i nasze założenia, każdy z zespołu może to widzieć inaczej. Pracując z firmami widzę, że brak porozumienia i wspólnego zrozumienia zasad jest najbardziej typowym problemem, z jakim się spotykam.  Niezwykle ważne jest więc, aby o zasadach samej pracy zdalnej, komunikacji, przerw, rozliczania się z zadań i wielu innych obszarach otwarcie (i jak najwcześniej!) porozmawiać a następnie ustalić jasne i precyzyjne zasady. Jestem wielką zwolenniczką podejścia, w którym to zasady te zostają wypracowane wspólnie przez zespół, a nie narzucone z góry (w miarę możliwości). Bardzo polecam aby te zasady były w formie spisanej (w ogólnodostępnym dokumencie elektronicznym) i “żywej”, tzn. żeby zależnie od potrzeb móc je modyfikować. 

Ustal kryteria sukcesu 

Drugim najczęstszym problemem, z którym się spotykam w firmach, jest ogólne przekonanie ludzi, że “jakoś tak nie za dobrze działa ta praca zdalna”, ale bez żadnych konkretów. Nie działa dobrze względem czego? Założeń, który każdy sam zrobił sobie w głowie? Zamiast tkwić w swojej własnej perspektywie, warto abyśmy zdefiniowali jak najwcześniej po czym poznamy, że praca zdalna działa, a po czym, że nie. Wszystko po to, aby być w stanie później ją oceniać w odniesieniu do faktów i danych, a nie odczuć, które są bardzo subiektywne. Przykładowo: menedżerowie mogą ”mieć odczucie”, że pracownicy zdalni są mniej responsywni. Czy tak faktycznie jest, czy jest to tylko percepcja kierowników, którzy nie widzą swoich pracowników w biurze i nie mogą do nich podejść w ciągu 1 sekundy? Nie dowiemy się dopóki nie ustalimy łatwo weryfikowalnego oczekiwania w tym temacie: przykładowo, można ustalić, że menedżerowie będą zadowoleni z responsywności zdalnych pracowników, jeśli Ci będą odpowiadać na czacie służbowym w ciągu 5 minut podczas godzin pracy (poza przerwą obiadową). Ustalenie takiego kryterium da spokój i komfort obydwu stronom: pracownicy będą znali dokładne oczekiwania i będą mogli świadomie je wypełniać, menedżerowie natomiast będą mogli bazować na faktach, a nie odczuciach, jeśli chodzi o zdalną pracę swoich zespołów.

Zapewnij narzędzia

Nowe technologie i narzędzia dotarły już do bardzo wielu organizacji, nawet jeśli nie pracowały one dotychczas zdalnie; wprowadzanie home office to jednak świetna okazja aby zrobić mały narzędziowy audyt i upewnić się, że używane narzędzia umożliwią bezproblemową pracę z domu. 

Absolutnym narzędziowym minimum do wsparcia pracy zdalnej wydaje się być:

  • narzędzie do video konferencji

Zespół musi mieć narzędzie do spotkań online, bardzo przyda się takie, które umożliwi spotkania z kamerką (wnosi ona mnóstwo do komunikacji i takie spotkania będą znacznie bardziej efektywne niż spotkania głosowe!). Przykłady narzędzi: Zoom, Google Meet, ew. Skype for Business.

  • komunikator służbowy, inaczej instant messenger (IM) 

Krótkie wiadomości tekstowe jak również wątki tematyczne są niezbędną częścią pracy zespołu, który nie siedzi razem w biurze; można powiedzieć, że zastępuje krótkie pytania i zaczepki, albo ad-hocowe, krótkie spotkania. Przykłady narzędzi: Slack, RocketChat, Twist. 

  • narzędzie do planowania zadań/projektów. 

Odnosząc się do punktu ustalania kryteriów sukcesu: to czy ludzie pracujący zdalnie wykonują swoje obowiązki służbowe warto opierać na faktach, a nie odczuciach. Przydaje się do tego narzędzie, w którym każdy – zarówno pracownicy jak i kierownicy – mogą zarządzać zespołowymi zadaniami, przypisywać do członków zespołu, widzieć ich status i zaznaczać zadania jako w trakcie/ukończone, a także komunikować się asynchronicznie. Ocena jakości czyjejś pracy dzięki takim narzędziom może więc wówczas odbywać w oparciu o bardzo konkretną informację ile ktoś zadań miał przypisanych, i ile z nich wykonał. Oprogramowanie do zarządzania projektami/ zadaniami warto wybrać mądrze, wraz z zespołem, i wspólnie wypracować zasady/procesy pracy w nim. Przykładowe narzędzia: Asana, Trello, Basecamp

Zaadresuj aspekty prawne

Pamiętajmy, że praca z domu to wciąż praca. Jeśli zatrudniamy osoby w oparciu o umowę o pracę, to warto mieć też świadomość, że jeśli poślizną się one na schodach schodząc do sklepu na przerwie podczas pracy z domu to może się to kwalifikować jako wypadek przy pracy. Dlatego warto skonsultować z prawnikiem aktualne umowy i ewentualnie opracować odpowiednie aneksy i/lub procedury przed wprowadzeniem home office. 

Zaadresuj aspekty techniczne

Czy pracownik ma w domu dostatecznie szybki Internet aby z powodzeniem móc wywiązywać się ze swoich zadań? Czy ma świadomość tego, że nie może udostępniać komputera służbowego innym domownikom? A jeśli z domu pracuje na własnym sprzęcie: to jakich reguł musi przestrzegać aby mieć pewność, że dane służbowe nie “wypłyną”? Warto upewnić się z ekspertem technicznym, że każdy z pracowników, który ma wykonywać swoje obowiązki z domu, jest do tego przygotowany pod kątem technicznym, ale też ma odpowiednią wiedzę w kwestii cyberbezpieczeństwa. 

Wspieraj nieformalną komunikację 

Aspekt społeczny w pracy, tzn. możliwość porozmawiania z kolegami przy kawie, jest bardzo ważny dla wielu pracowników. Podczas pracy zdalnej jest to znacznie trudniejsze i wiele osób cierpi z powodu samotności, zwłaszcza, jeśli home office się przedłuża. Dlatego zatroszczmy się o to, aby jak najwierniej odwzorować koleżeńskie warunki nawet wtedy, gdy zespół nie pracuje na jednej przestrzeni. Krótkie spotkanie (z kamerkami!) całego zespołu na początek dnia aby się przywitać i dodać sobie energii? Odpowiedni kanał na komunikatorze, na którym toczą się “pozapracowe” dyskusje? Wspierajmy takie inicjatywy, a przynajmniej ich nie potępiajmy. Tak samo jak ludzie nie pracują przez 100% czasu w pracy, nie będą tego robić w domu, i jest to naturalne. 

Badaj nastroje i wspieraj

Praca zdalna może okazać się być bardzo trudna dla niektórych pracowników, zwłaszcza jeśli mówimy o przymusowych w przypadku koronawirusa dwóch tygodniach, a nie jednym dniu home office’u. Typowe problemy zgłaszane przez osoby pracujące z domu to: samotność, problemy ze skupieniem się, ogólne rozbicie, albo przeszkadzający domownicy. Trzymajmy rękę na pulsie, bądźmy w kontakcie z zespołem i okażmy wspierającą postawę. Można to zrobić za pomocą króciutkich ankiet np. raz w tygodniu (typu “microfeedback” – np. narzędzie Officevibe), odpowiedniego kanału na komunikatorze, albo spotkań 1:1. Może wspólnie będziemy w stanie wypracować sposoby poradzenia sobie z problemami, które dotykają ludzi? Albo kolega z zespołu będzie w stanie podpowiedzieć metodę, która dobrze zadziałała u niego?

Ufaj, nie sprawdzaj 

Istnieją narzędzia, które dosłownie “śledzą” pracowników i ich aktywność (liczba kliknięć i uderzeń w klawiaturę, zrzuty z ekranu, nawet zdjęcia z kamerki!). Może wydawać się dobrym pomysłem, aby polecić zdalnym pracownikom używanie takich aplikacji; ja jednak stanowczo to odradzam, ponieważ świadczą one o braku zaufania, zabijają motywację wewnętrzną, i przynoszą zazwyczaj więcej krzywdy niż pożytku, zmieniając ludzi w roboty. Znacznie bardziej polecam postawę polegającą na zaufaniu i rozliczaniu ludzi z zadań (patrz punkt Narzędzia oraz Kryteria sukcesu). 

Przeszkol ludzi 

Czasami może się okazać, że osoby pracujące zdalnie będą potrzebować wsparcia w zakresie wiedzy i umiejętności. Może przyda im się trening efektywności osobistej, aby lepiej zarządzać sobą podczas pracy z domu? A może menedżerowie potrzebują wsparcia w zakresie metod zarządzania zespołem rozproszonym? Dobrze sprawdza się obserwowanie potrzeb ludzi rzuconych w zupełnie nowe warunki i, w miarę możliwości, wsparcie ich w sposób, który zminimalizuje negatywne efekty trudnej zmiany. 

Nie tylko koronawirus 

Choć temat pracy z domu zrobił się tak gorący w ostatnich dniach w powodu zagrożenia pandemią, i zapewne ostygnie gdy bezpośrednie zagrożenie nią minie, to warto myśleć o kwestii pracy zdalnej długofalowo. Patrząc na zmiany klimatyczne (coraz więcej kataklizmów pogodowych), korki i kiepską jakość powietrza, zdaje się być jasne, że w dłuższej perspektywie praca z domu będzie dobrym rozwiązaniem na wiele z nich (przynajmniej w pewnym zakresie). Nawet jeśli nie uda nam się dobrze przygotować jej wprowadzenia teraz, przy zagrożeniu koronawirusem, to warto pomyśleć o mądrym zarządzeniu pracą zdalną w dłuższej perspektywie w sposób spełniający potrzeby wszystkich zaangażowanych stron: biznesu, pracowników, menedżerów, działów HR.