Wskutek pandemii w wielu firmach home office stał się nową rzeczywistością, w której nie każdy się odnalazł, co negatywnie wpłynęło na atmosferę i wydajność zespołów. Oto pomysły na rozwiązanie najczęściej spotykanych trudności w pracy online.

Pandemia i wywołany przez nią lockdown zmusiły wiele przedsiębiorstw z różnych branż do przeorganizowania swojego modelu działania. Część zatrudnionych zaczęła funkcjonować w trybie home office.

Oczywiście nie wszyscy sobie z tym poradzili. Potwierdzają to badania dr Anny Dolot z Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie (linki do źródeł dostępne na końcu artykułu). Dowodzą one, że nasze wyobrażenia o wyzwaniach pracy zdalnej, jakie mieliśmy przed epidemią, okazały się inne od doświadczeń.

 

Trzy największe trudności podczas home office

Największą trudnością w wykonywaniu obowiązków służbowych w ten sposób jest izolacja, brak kontaktów społecznych. Tak stwierdziło prawie 68 proc. ankietowanych.

Natomiast przed wprowadzeniem przez rząd restrykcji i obostrzeń dotyczących przemieszczania się jedynie 15 proc. badanych przypuszczało, że izolacja może być faktycznym problemem w pracy zdalnej. Rzeczywistość zweryfikowała więc nasze oceny.

Podobnie jest z innymi wyzwaniami, z jakimi mierzą się osoby pracujące w trybie home office. Na drugim miejscu wśród największych trudności tego modelu świadczenia pracy znajduje się szeroko pojęta opieka nad dziećmi i brak oddzielenia życia zawodowego od prywatnego (27 proc. wskazań).

Koncentrację nad służbowymi zadaniami utrudniają też strach i obawy o przyszłość w kontekście pandemii. Dopiero stykając się z tymi czynnikami, przekonaliśmy się i doceniliśmy ich skalę.

Co jako pracodawcy, szefowie, menadżerowie, eksperci od HR-u możemy zrobić dla swoich pracowników, żeby ułatwić im funkcjonowanie w nowej rzeczywistości? Jest kilka metod radzenia sobie z nakreślonymi wyżej przeszkodami.

Ploteczki online są ważne

Nie przeszkadzajmy ludziom przebywającym na pracy zdalnej w nieformalnych interakcjach. Starajmy się unikać ścisłego monitorowania efektywności czasu pracy online. Nie wymagajmy od załogi, by była skupiona na zadaniach służbowych non stop. Przecież w biurze również nie funkcjonujemy cały czas na 100 proc. obrotów (kawa, papieros, ploteczki). Nie wymagajmy tego od osób przebywających na home office.

W związku z tym zezwólmy im na luźne rozmowy. Nie blokujemy w służbowym systemie zdalnych kanałów komunikacji. Dobrym pomysłem będzie zachęcenie pracowników do wspólnych lunchów czy wirtualnej kawy.

Zespoły i ich członkowie powinni mieć przestrzeń do nieformalnych kontaktów online w godzinach pracy, gdzie nie sięga oko zarządzającego. Dobrze też, aby wiedzieli, że mają na to jego przyzwolenie. Chodzi o to, żeby się nie bali, tylko czuli swobodnie. To pomoże im w jakimś stopniu odwzorować spotkania w firmowej kuchni sprzed pandemii.

Firmy, które mają techniczne możliwości, mogą stworzyć zawsze otwarty wirtualny pokój. Mam na myśli wideokonferencję, np. na Zoomie, do której każdy może dołączyć bez konieczności podawania żadnego kodu. To będzie taka symboliczna kuchnia biurowa.

Taką przestrzeń warto stworzyć także w dużych organizacjach. Będzie to sprzyjać nawiązywaniu kontaktów przez pracowników, którzy dotychczas się nie znali.

Co jeszcze menadżerowie mogą zrobić, żeby nieco złagodzić to odizolowanie pracowników? Zachęcam do organizowania zdalnych wieczorów filmowych, gdy wszyscy o ustalonej porze włączą na Netfliksie tę samą produkcję. Na podobnej zasadzie można umówić się na piątkowe piwo online czy e-colę i porozmawiać na tematy pozazawodowe. Oczywiście niczego nie narzucajmy. Inicjatywa powinna być raczej oddolna. Jako przełożeni powinniśmy proponować, zachęcać do takich spotkań.

 

Praca zdalna z dziećmi na głowie

Jak pogodzić opiekę nad dziećmi z pracą online? Koncepcji jest kilka. Pierwsza to wirtualna niania. Jako pracodawcy możemy dofinansować załodze taką usługę. Warto się na to zdecydować nawet wtedy, gdy opieka będzie trwać tylko przez część dnia pracy, np. dwie godziny.

Ale wcale nie trzeba korzystać z usług zewnętrznych podmiotów. W większym zespole, w którym jest kilkoro rodziców, rotacyjnie wirtualną nianią może być jeden z nich i zajmować się pociechami kolegów przez np. godzinę. Po tym czasie nastąpi zmiana. Reszta mniej lub bardziej będzie mogła skupić się na służbowych obowiązkach.

Zachęcam też do porozmawiania o tym problemie w ramach grupy. Co prawda teraz większość placówek opiekuńczo-wychowawczych już funkcjonuje, ale po wakacjach znów mogą być one zamknięte. Czy płacz, harmider powodowany przez dziecko przeszkadzał komuś z zespołu? Podzielmy się pomysłami na poradzenie sobie z tą kwestią. Wypracujmy wspólne podejście do tematu opieki nad pociechami w trakcie pracy online. Taką rozmowę powinien zainicjować szef czy HRowiec.

 

Wsparcie psychologa

Niewątpliwie atmosfera niepewności o przyszłość i strachu przed zarażeniem negatywnie wpływa na naszą postawę. Co w tym kontekście możemy zrobić dla podległych nam osób?

Dajmy im dostęp do wiedzy, która umożliwi poradzenie sobie z tą sytuacją. Chodzi nie tylko o artykuły, instrukcje, wytyczne, kursy. Możemy zorganizować webinarium z psychologiem czy ekspertem wellness, w trakcie którego zostaną przedstawione techniki i metody zwalczania stresu wywołanego pandemią.

Pomyślmy o zatrudnieniu psychologa na stałe, który byłby dostępny dla pracowników cały czas. Oczywiście zagwarantujmy anonimowość takich sesji.

Ważna jest też budowa kultury organizacji, w której panuje przyzwolenie na trudniejsze emocje i w której pracownik może liczyć na wsparcie. Rozmawiajmy o tym. Bądźmy też dla siebie empatyczni, tolerancyjni i nie doszukujmy się najgorszych intencji, gdy ktoś z zespołu ma słabszy okres.

 

Racjonalne podejście

Problemy w pracy online – tak jak w biurze – są czymś naturalnym, z czym trzeba sobie poradzić. Ich świadomość powinna być punktem wyjścia.

Warto też ustalić, z czym konkretnie zmaga się nasza organizacja. Waga i rodzaj trudności w poszczególnych firmach może odbiegać od tego, co wynika z badań. Skupmy energię i środki na faktycznych wyzwaniach i nie zostawiajmy z nimi pracowników.

To podyktowane jest nie tylko ludzką przyzwoitością, ale też kryterium biznesowym. Wspierając zatrudnionych, zyskamy ich wdzięczność w postaci większej lojalności, zaangażowania i wydajności.

 

 

Źródła: